ประเทศไทยเป็นประเทศที่มีการจัดกิจกรรมอีเวนท์เยอะมาก หลายคนอาจสงสัยว่างานอีเวนท์คืออะไรจำเป็นจะต้องเป็นงานใหญ่ๆหรือเป็นงานตามห้างเท่านั้นหรือเปล่า เราขอตอบว่าไม่ใช่การทำอีเวนท์นั้นเป็นการทำกิจกรรมอะไรบางอย่างเพื่อเชิญชวนให้มีการรวมตัวกันของคนหลายๆคน ซึ่งไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นงานคอนเสิร์ตหรืองานตามห้างสรรพสินค้าเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็น งานประชุม,งานอบรม,งานแต่งงาน,งานวันเกิด,งานทำบุญบ้าน,งานเลี้ยงสังสรรค์ต่างๆ กิจกรรมเหล่านี้ก็ถือว่าเป็นงานอีเวนท์เช่นเดียวกัน แต่ไม่ว่าจะเป็นงานอีเวนท์เล็กๆหรือเป็นงานอีเวนท์ขนาดใหญ่ รูปแบบของการวางแผน ในการจัดอีเวนท์นั้นโดยหลักๆแล้วก็มีองค์ประกอบที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งในการจัดกิจกรรมอีเวนท์เหล่านี้ก็จะมีบุคคลที่มีหลากหลายหน้าที่เข้ามารับผิดชอบงานแต่ละประเภทตามที่ตัวเองได้รับมอบหมาย วันนี้เราจะมาอธิบายรูปแบบของการจัดงานอีเวนท์ขึ้นมาอย่างคร่าวๆจะมีอะไรบ้างตามเรามาดูกันเลย
รูปแบบของการวางแผน ก่อนอื่นดูประเภทของงานอีเวนท์ก่อน
จากที่ได้กล่าวไปว่างานอีเวนท์นั้นมีหลากหลายรูปแบบมากๆ โดยเราจะแบ่งประเภทของงานอีเวนท์ออกเป็นสองประเภทใหญ่ๆนั่นคือ เพอร์โซนอลอีเวนท์และบิสซิเนสอีเวนท์ งานแบบเพอร์โซนอลอีเวนท์นั่นก็คืองานที่เกี่ยวข้องกับบุคคล โดยเป็นการจัดงานเพื่อความรื่นเริงหรือเพื่อจุดประสงค์บางอย่างโดยไม่ได้เป็นการจัดเพื่อหวังผลในเรื่องของการทำธุรกิจและผลกำไร ตัวอย่างเช่น งานวันเกิด งานบวช งานทำบุญขึ้นบ้านใหม่ เป็นต้น ส่วนอีกรูปแบบคือบิสซิเนสอีเวนท์จะเป็นการจัดงานเชิงธุรกิจ ซึ่งมีวัตถุประสงค์ในการจัดงานแตกต่างกันไป นอกจากการจัดงานแสดงสินค้าหรืองานนิทรรศการต่างๆการประชุมก็รวมอยู่ในประเภทของบิสซิเนสอีเวนท์ด้วยเช่นกัน และหลายครั้งที่เป็นการประชุมใหญ่แบบระดับนานาชาติ การเตรียมอีเวนท์นั้นจึงค่อนข้างสำคัญและยังมีผลต่อภาพลักษณ์ของประเทศอีกด้วยแต่ไม่ว่าจะเป็นงานอีเวนท์ประเภทไหนรูปแบบของการจัดงานอีเวนท์หลักๆแล้วจะมีวิธีการดำเนินการที่คล้ายคลึงกัน
ลำดับขั้นตอนในการจัดงานอีเวนท์
เมื่อเราจะจัดงานอีเวนท์อะไรบางอย่างสิ่งแรกที่ต้องคิดก็คือเป้าหมายของการจัดงานคืออะไรเพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันของทุกคนในทีม เมื่อได้เป้าหมายหลักที่เป็นจุดประสงค์ของการจัดงานแล้วเราก็มาวางแผนรายละเอียดต่างๆในการจัดงานอีเวนท์ ตั้งแต่ธีมของงาน,วัน,เวลา,สถานที่,ที่จอดรถ,จำนวนผู้ร่วมงาน,อาหารและเครื่องดื่ม เป็นต้น และในงานจะมีลำดับการจัดกิจกรรมอะไรบ้าง เมื่อมีการวางแผนรายละเอียดแล้วเราก็มากำหนดงบประมาณสำหรับใช้ในการดำเนินการตามการวางแผนต่างๆที่กำหนดไว้ จากนั้นก็ทำการแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบให้แต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดงานที่เราวางแผนเอาไว้ ควรประชุมปรึกษาหารือกันในทีมและสรุปจบให้เรียบร้อยจากนั้นจึงแยกย้ายกันไปทำหน้าที่ของตัวเอง และในหนึ่งวันก่อนที่จะมีอีเวนท์เกิดขึ้นจริงทุกอย่างจะต้องถูกเซ็ตอัพให้เรียบร้อยภายในวันนี้และตรวจเช็ครายละเอียดว่ามีอะไรขาดตกบกพร่องบ้าง และต้องเตรียมแผนสำรองหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น เมื่องานอีเวนท์ผ่านไปและจบไปแล้ว หลังจบงานควรประชุมสรุปและประเมินผลงาน เพื่อสรุปหาข้อดีข้อเสียเป็นการพัฒนางานที่เราจะจัดลำดับต่อไปในอนาคต